E-Rechnungen kommen ab dem 1. Januar 2025 auf Sie zu.

Mit unseren Lösungen sind Sie gut aufgehoben.
Diese erfüllen bereits heute alle Anforderungen.

Die E-Rechnungspflicht ist ein bedeutender Schritt in die Digitalisierung. Ab dem 1. Januar 2025 hat eine Papierrechnung keinen Vorrang mehr. Vielmehr haben Unternehmen im B2B-Bereich das Recht, E-Rechnungen versenden zu dürfen. Damit kommt aber auch für den Empfänger die Pflicht, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu müssen.

Du willst wissen, was das für dich und dein Unternehmen bedeutet?

Bist du bereit für die E-Rechnung? Hier die wichtigsten Informationen kurz zusammengefasst:

  • Ab 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden

  • Der Vorrang der Papierrechnung entfällt
  • Unternehmen müssen E-Rechnung empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können
  • Ausgangsrechnungen dürfen bis zum 31.12.2026 in Papier erstellt und versendet werden.
  • Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre Ausgangsrechnung als E-Rechnung zwingend erstellen.
  • Ab 2028 müssen alle Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnung erstellen
  • An Private Endkunden dürfen zeitlich unbegrenzt Rechnungen in Papier erstellt und versendet werden
  • WICHTIG: ein pdf ist keine E-Rechnung

Unternehmen sollten sich bereits heute mit der E-Rechnung beschäftigen und keinesfalls die Übergangsfrist kurz vor Januar 2028 aussitzen. Die kommenden drei Jahre sollten viel mehr aktiv genutzt werden, um Mitarbeitende zu schulen und die technischen Umstellungen durchzuführen.

Neue E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD

keine PDF-Rechnung mehr zulässig

X-Rechnung

z. B. XML

X-Rechung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (BZG).

  • strukturiert
  • digital
  • vollautomatische Rechnungsverarbeitung und -austausch
  • maschinell lesbar
  • automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
  • kein Sichtbeleg vorhanden

Entspricht der europäischen Norm 16931 und ist demnach gültiges E-Rechnungsformat!

ZUGFeRD

hybrid

ZUGFeRD 2.0 ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg und die eingebettete strukturierte XML zur elektronischen Weiterverarbeitung in einem Format enthält.

  • strukturiert/visuell
  • digital
  • vollautomatische Rechnungsverarbeitung und -austausch
  • maschinell lesbar
  • automatisierte Weiterverarbeitung durch eingebettete XML möglich
  • Sichtbeleg zur visuellen Darstellung

Entspricht der europäischen Norm 16931 und ist demnach gültiges E-Rechnungsformat!

Sonstige Rechnungen

Papier, PDF, Excel, etc.

Portable Document Format (PDF) ist ein Dateiformat, das zum elektronischen Austausch von Dokumenten verwendet wird.

  • visuell

  • Papier/Scan

  • manueller Prozess

  • nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar
  • beinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung

Entspricht nicht der europäischen Norm 16931 und ist demnach kein gültiges E-Rechnungsformat!

FIBUscan – eine Lösung für alle Rechnungsformate

GoBD-konform und revisionssicher archiviert

Mit FIBUscan bist du auf der sicheren Seite. FIBUscan kann heute bereits E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren sowie Ausgangsrechnungen im ZUGfERD- und X-Rechnungsformat erstellen und versenden.

So sieht die XRechnung ohne Viewer aus

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Elektronische Lieferantenrechnung in FIBUscan

Einfach bearbeiten, bezahlen und archivieren

Lieferanten-X-Rechnung in FIBUscan

Lieferanten-ZUGFeRD-Rechnung in FIBUscan

Kundenrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen

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Lexikon

Eine Methode zur Standardisierung elektronischer Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen eines Landes entsprechen. Die Spezifikation beschreibt dabei, wie die elektronische Rechnung an nationale Anforderungen angepasst werden soll.

Europäische Norm für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Sie gibt u.a. die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor. Länderspezifisch gibt es zusätzliche Erweiterungen, die ebenfalls verpflichtend einzuhalten sind.

Bei einem Hybridformat handelt es sich um die Kombination aus dem strukturierten XML-Datensatz sowie einem für Menschen lesbaren PDF. Ein Beispiel ist das ZUGFeRD-Format.

KoSIT ist die „Koordinierungsstelle für IT-Standards“. Ihre Aufgabe ist, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren.

PDF/A ist ein ISO-zertifiziertes Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente

Eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems („Valueadded Tax“ (VAT) = MwSt). Sie sieht u.a. eine Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung, die Digitalisierung der Meldepflichten und eine EU-weite MwSt-Registrierung vor. Eine weitere Neuerung betrifft die Besteuerung der Plattformwirtschaft.

XML steht für „Extensible Markup Language“ und ist eine Auszeichnungssprache. Sie dient dazu strukturierte Daten in einer formatunabhängigen Textform darzustellen und auszutauschen.

Die XRechnung ist ein XML-basierter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Der Standard XRechnung wird seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben.

ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind im Hybridformat. Auch bspw. Privatpersonen können ZUGFeRD-Rechnungen damit erhalten und lesen.