E-Rechnungspflicht – ganz entspannt mit FIBUscan

E-Rechnungspflicht – ganz entspannt mit FIBUscan

Mit unseren Lösungen bist du bestens aufgehoben.
Diese erfüllen alle Anforderungen der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD – für FIBUscan kein Problem!XRechnung und ZUGFeRD – für FIBUscan kein Problem!

Mit FIBUscan bist du auf der sicheren Seite, was den Empfang der Eingangs- und die Erstellung der Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format angeht.

FIBUscan bietet:

  • elektronische Rechnungen – ZUGFeRD, XRechnung erstellen und erfassen
  • Rechnungen erfassen, bezahlen und revisionssicher archivieren – mit Volltextsuche
  • integrierter XRechnung-Viewer
  • integriertes Online-Banking
  • integriertes Mahnwesen
  • digitales Kassenbuch
  • tagesaktuelle Übersicht über alle offenen Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen
  • frei einrichtbares digitales Archiv auf Wunsch

E-Rechnungen mit FIBUscan

Einfach erfassen, implementieren, bezahlen und archivieren

Und so sieht eine XRechnung im XRechnung Viewer aus:

Was ist die E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die digital übermittelt wird. Sie enthält Daten, die maschinell auslesbar sind und automatisch weiterverarbeitet werden können (z. B. in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen).

Was hat es mit der
E-Rechnungspflicht auf sich?

Die Pflicht ermöglicht einen bedeutenden Schritt in die Digitalisierung. Seit dem 1. Januar 2025 hat eine Papierrechnung keinen Vorrang mehr. Vielmehr haben Unternehmen im B2B-Bereich das Recht, E-Rechnungen versenden zu dürfen. Damit kommt aber auch für den Empfänger die Pflicht, diese Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu müssen.

Wichtige Informationen kurz zusammengefasst

  • Seit 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden
  • Der Vorrang der Papierrechnung entfällt
  • Unternehmen müssen die E-Rechnung empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können
  • Ausgangsrechnungen dürfen bis zum 31.12.2026 in Papier erstellt und versendet werden
  • Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre Ausgangsrechnung zwingend als E-Rechnung erstellen
  • Ab 2028 müssen alle Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnung erstellen
  • An private Endkunden dürfen zeitlich unbegrenzt Rechnungen in Papier erstellt und versendet werden
  • WICHTIG: ein PDF ist keine E-Rechnung

Unternehmen sollten sich bereits heute mit der Thematik beschäftigen und keinesfalls die Übergangsfrist kurz vor Januar 2028 aussitzen. Die kommenden Jahre sollten viel mehr aktiv genutzt werden, um Mitarbeitende zu schulen und die technischen Umstellungen auf die elektronische Rechnung durchzuführen.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Rechnung?

Kosten- und Zeitersparnis
Die Rechnungen, die tagtäglich in jedem Unternehmen eintreffen, können als E-Rechnung viel schneller verarbeitet und weiterverarbeitet werden. Infolgedessen werden Papier- und Portokosten gespart, die für den Druck und den Versand benötigt werden

Fehlerreduktion
Eine Reduzierung manueller Eingaben führt dazu, dass potenzielle Fehlerquellen minimiert werden

Umweltfreundlichkeit
Durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung wird der Papierverbrauch erheblich gesenkt, was signifikant zur Ressourcenschonung beiträgt

Schnellerer Bezahlprozess
Da E-Rechnungen den Empfänger unmittelbar erreichen, ermöglichen sie eine deutlich schnellere Zahlungsabwicklung als postalisch versandte Papierrechnungen

Rechtliche Vorteile
Die GoBD-konforme Archivierung der elektronischen Rechnungen wird vorausgesetzt

Aktuelle Rechnungsformate – XRechnung, ZUGFeRD und Co.

XRechnung

XRechnung – die smarte Lösung für digitale Rechnungsprozesse im öffentlichen Sektor: XRechnung ist ein standardisiertes, auf XML basierendes elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. XRechnung erfüllt die Vorgaben des EU-weiten Standards für elektronische Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 und gewährleistet damit die rechtssichere und strukturierte Übermittlung von elektronischen Rechnungsdaten. In Deutschland ist die Verwendung der XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gesetzlich vorgeschrieben.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet das Beste aus zwei Welten: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das die Vorteile klassischer PDF-Dokumente mit den Anforderungen an strukturierte, maschinenlesbare Daten verbindet. Dabei enthält ZUGFeRD eine standardisierte XML-Datei, die nahtlos in eine PDF/A-3-Datei eingebettet ist. Die PDF-Komponente von ZUGFeRD ermöglicht es dem Empfänger, die Rechnung wie gewohnt visuell zu prüfen, während die eingebettete XML-Struktur eine automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen ohne manuelle Datenerfassung ermöglicht.

Icon welches ein XML-Dokument darstellt

XRechnung

z. B. XML

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (BZG).

  • strukturiert
  • digital
  • XRechnung bietet vollautomatische Rechnungsverarbeitung und -austausch
  • XRechnung ist maschinell lesbar
  • automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
  • kein Sichtbeleg vorhanden

XRechnung entspricht der europäischen Norm 16931 und ist demnach ein gültiges elektronisches Rechnungsformat!

Icon welches ein XML-Dokument kombiniert mit einer Rechnung auf Papier darstellt

ZUGFeRD

hybrid

ZUGFeRD 2.0 ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg und die eingebettete strukturierte XML zur elektronischen Weiterverarbeitung in einem Format enthält.

  • strukturiert/visuell
  • digital
  • ZUGFeRD ermöglicht vollautomatische Rechnungsverarbeitung und -austausch
  • ZUGFeRD ist maschinell lesbar
  • automatisierte Weiterverarbeitung durch eingebettete XML möglich
  • Sichtbeleg zur visuellen Darstellung

ZUGFeRD entspricht der europäischen Norm 16931 und ist somit ein gültiges elektronisches Rechnungsformat!

Icon welches eine Rechnung auf Papier darstellt

Sonstige Rechnungen

Papier, PDF, Excel, etc.

Portable Document Format (PDF) ist ein Dateiformat, das zum elektronischen Austausch von Dokumenten verwendet wird.

  • visuell
  • Papier/Scan
  • manueller Prozess
  • nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar
  • beinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung

Entspricht nicht der europäischen Norm 16931 und ist deshalb kein gültiges elektronisches Rechnungsformat!

Ab wann bzw. bis wann gilt welches Rechnungsformat?

Für ZUGFeRD, XRechnung und Co. gelten folgende Zeitfenster:

Grafik zeigt, wie lange unterwchiedliche Rechnungstypen Bestand haben und dass FIBUscan dies alles erfüllt

Lexikon

Eine Methode zur Standardisierung elektronischer Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen eines Landes entsprechen. Die Spezifikation beschreibt dabei, wie die elektronische Rechnung an nationale Anforderungen angepasst werden soll.

Europäische Norm für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Sie gibt u.a. die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor. Länderspezifisch gibt es zusätzliche Erweiterungen, die ebenfalls verpflichtend einzuhalten sind.

Bei einem Hybridformat handelt es sich um die Kombination aus dem strukturierten XML-Datensatz sowie einem für Menschen lesbaren PDF. Ein Beispiel ist das ZUGFeRD-Format.

KoSIT ist die „Koordinierungsstelle für IT-Standards“. Ihre Aufgabe ist, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren.

PDF/A ist ein ISO-zertifiziertes Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente

Eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems („Valueadded Tax“ (VAT) = MwSt). Sie sieht u.a. eine Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung, die Digitalisierung der Meldepflichten und eine EU-weite MwSt-Registrierung vor. Eine weitere Neuerung betrifft die Besteuerung der Plattformwirtschaft.

XML steht für „Extensible Markup Language“ und ist eine Auszeichnungssprache. Sie dient dazu strukturierte Daten in einer formatunabhängigen Textform darzustellen und auszutauschen.

Die XRechnung ist ein XML-basierter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Der Standard XRechnung wird seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben.

ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind im Hybridformat. Auch bspw. Privatpersonen können ZUGFeRD-Rechnungen damit erhalten und lesen.

Du willst wissen, was das für dich und dein Unternehmen bedeutet?